Finansies

Home / Beleid / Finansies

VOORSITTER: JOHAN BOTHA
DATUM GOEDGEKEUR: 19 AUGUSTUS 2015
DATUM LAASTE KEER HERSIEN: DES 2007
DATUM VOLGENDE HERSIENING: JUNIE 2016

AANHANGSEL: Bylaag A – Addendum tot die Finansiële beleid met spesifieke bedrae.

1. INLEIDING

1.1 Die beheerliggaam van Hoërskool Noord Kaap het besluit dat die bepalings van die Suid-Afrikaanse Skolewet, Wet 84 van 1996, (hierna “die Skolewet”) en die Provinsiale Wet op Skoolonderwys en alle reëlmatige regulasies daaronder uitgevaardig, eerbiedig en uitgevoer sal word.;

1.2 Hierdie finansiële beleid het ten doel om praktiese uitvoering aan die Skolewet te gee en om die hantering van finansies en skooleiendom te orden.

2. SAMESTELLING VAN DIE FINANSIËLE KOMITEE

2.1 Die voorsitter van die finansiële komitee sowel as die lede van die komitee word verkies en aangestel deur die beheerliggaam (BL) op die eerste vergadering deur die BL en sal jaarlikse daarna herkies / heraangestel word.

2.2 Die FK bestaan uit die volgende lede:

2.2.1 die skoolhoof;

2.2.2 die tesourier van die skool, wat ook as sekretaris sal optree;

2.2.3 die voorsitter van die BL

2.2.4 een ouers wat lid is van die beheerliggaam, soos deur die beheerliggaam aangewys;

2.2.5 enige kundige persoon wat van tyd tyd gekoopteer mag word met oorleg van die BL

Die voorsitter van die FK sal uit die geledere van die FK verkies word en wel deur die BL van die skool.

3. OPDRAG AAN DIE FINANSIËLE KOMITEE

3.1 Om jaarliks vóór 30 Oktober ‘n konsepbegroting vir die daaropvolgende jaar op te stel en aan die beheerliggaam voor te lê.

3.2 Om die begroting sodanig te bestuur dat inkomste en uitgawes met die begroting klop. Die FK ontvang magtiging van die beheerliggaam om begrotingsaanpassings te maak ten einde noodsaaklike uitgawes te delg. Sodanige aanpassings moet binne die vereistes van die ouervergadering wat die begroting goedgekeur het, hanteer word.

3.3 Om die maksimum kleinkasbedrag asook die maksimum bedrag waarvoor individuele items uit die kleinkas aangekoop mag word, vas te stel.

3.4 Om fondsinsamelingsprojekte in samewerking met ondersteuners/ ouerkomitees te oorweeg, en goed of af te keur.

3.5 Om minstens een keer per maand (tussen Februarie en November) te vergader, en presensielyste en notules van alle vergaderings te hou.

3.6 Om behoorlike kontrole oor rekords van alle skoolontvangste en -uitgawes te hê.

3.7 Om behoorlike kontrole oor rekords/inventarisse van alle roerende en nie-roerende skoolbates te hê.

3.8 Om ‘n behoorlike afskrywingsprosedure van bates in te stel en daaroor aan die beheerliggaam verslag te doen.

3.9 Om jaarliks vóór 30 April die finansiële state deur ‘n ouditeur wat deur die beheerliggaam aangewys word, te laat ouditeer, en die ouditverslag daarna aan die beheerliggaam voor te lê.

3.10 Om jaarliks die geouditeerde state vóór 30 Junie aan die onderwysdepartement voor te lê.

3.11 Om toe te sien dat enige finansiële toekenning soos van tyd tot tyd deur die onderwysdepartement toegewys, gevorder word deur aan alle tersaaklike departementele vereistes te voldoen.

3.12 Om ten meeste een keer per kwartaal finansiëlebestuurstate aan die beheerliggaam voor te lê.

4. HANTERINGSPROSEDURE VAN SKOOLFINANSIES

4.1 ‘n Kwitansieboekregister waarin daar aangeteken word watter kwitansieboek aan watter persoon uitgereik word, moet in plek wees

4.2 Elke klasopvoeder ontvang ‘n gedrukte kwitansieboek vir geldvordering.

4.3 Maak in geval van tjekbetalings seker dat die betrokke tjek nie vooruitgedateer is nie. Indien wel, word dit in die kantoor bewaar totdat die tjek geldig is.

4.4 Alle gelde moet daagliks vóór 09:30 by die skoolkantoor inbetaal word, behalwe op Vrydae wanneer dit voor pouse inbetaal moet word.

4.5 Geen geld mag deur enige persoon tot die volgende dag oorgehou word nie.

4.6 Kwitansies vir enige skoolfonds moet in ‘n amptelike kwitansieboek uitgeskryf en aan die betrokke betaler oorhandig word. Maak baie seker dat die bedrag wat ontvang word met die bedrag op die kwitansie ooreenstem.

4.7 Maak seker dat die deurslagpapier op die regte plek in die kwitansieboek geplaas word sodat die kwitansienommer met die duplikaatnommer ooreenstem.

4.8 Geen veranderinge mag op ‘n kwitansie aangebring word nie. Indien daar ‘n fout gemaak word, moet die kwitansie gekanselleer en op die ooreenstemmende nommer in die kwitansieboek geplak word. Geen kwitansieduplikaat mag uit die kwitansieboek geskeur word nie.

4.9 Elkeen wat gelde by die skoolkantoor inbetaal, ontvang ‘n kwitansie.

4.10 Geld wat vir die kantoor bestem is, moet in die banksakkie wat vir hierdie doeleinde voorsien word, geplaas word om te voorkom dat dit uitval of wegraak.

4.11 Gelde ontvang moet minstens een keer per week gebank word.

4.12 Geld word andersins in die skoolkluis toegesluit totdat dit gebank word.

4.13 Die persoon wat die bankwerk doen asook die bankdag en -tyd moet gereeld afgewissel word.

4.14 Die skoolhoof of sodanige ander persoon soos wat van tyd tot tyd deur die FK vir hierdie doel aangewys word, is daarvoor verantwoordelik om die deposito- en kwitansieboek op ‘n steekproefgrondslag met mekaar te vergelyk en dit te onderteken.

4.15 Die skoolhoof of ‘n ander persoon daartoe aangewys moet ook daarop let dat tjeks nie gerol word nie sodat moontlike bedrog dadelik geïdentifiseer kan word.

4.16 Die tesourier sal periodiek maar nie minder as een maal per maand die bankdeposito boek nagaan en rekonsilieer met die hoofkwitansieboek se kwitansies.

4.17 ‘n Posregister waarin alle korrespondensie en gelde ontvang aangeteken word, moet ook in plek wees.

4.18 Wanneer gelde deur die pos ontvang aan die tesourier oorhandig word, moet hy/sy in die posregister daarvoor ontvangs erken.

4.19 ‘n Kwitansie uit die hoofkwitansieboek moet vir so ‘n betaling aan die betaler gestuur word.

4.20 Die totaal van die hoofkwitansieboek moet met die dag se deposito’s ooreenstem.

4.21 Indien geld wegraak of uit ‘n klaskamer gesteel word, is die betrokke leerkrag verantwoordelik vir die terugbetaling daarvan.

5. FUNKSIES/FONDSINSAMELINGS

5.1 Die FK stel verantwoordelike persone aan om gelde tydens fondsinsamelings en ander funksies te hanteer.

5.2 Alle gelde word by die tesourier inbetaal waarna laasgenoemde ‘n kwitansie aan die organiseerder uitreik.

5.3 Geen uitgawe mag met kontant gedelg word nie. Betalings sal slegs per tjek of elektronies per internet geskied

6. BEGROTINGSBESTUUR

6.1 Die FK stel jaarliks in oorleg met alle belangegroepe ‘n konsepbegroting op en lê dit vóór 30 Oktober aan die beheerliggaam voor. Die beheerliggaam handel daarmee volgens die beheerliggaamgrondwet. Nadat ‘n ouervergadering die begroting goedgekeur het, stel die FK dit ingevolge die voorgeskrewe prosedures in werking.

6.2 Indien daartoe versoek deur die Beheerliggaam mag die voorsitters van die beheerliggaamkomitees dien as begrotingsbestuurders van hulle onderskeie portefeuljes.

6.3 Die skoolhoof wys jaarliks in oorleg met die FK persone aan met die verantwoordelikheid om goedgekeurde begrotingsportefeuljes te bestuur.

6.4 Bogenoemde portefeuljes kan die volgende insluit:

6.4.1 skryfbehoeftes;

6.4.2 die verskillende sport- en kultuuraktiwiteite; en

6.4.3 die mediasentrum, ens.

7. AANKOPE

7.1 Die Skoolhoof en in sy afwesigheid die Tesourier moet enige aankope vooraf goedkeur.

7.2 Voordat hy/sy sodanige goedkeuring toestaan, moet die Skoolhoof / Tesourier seker maak dat die uitgawe binne die begroting val.

7.3 Vervolgens moet die aankoper ‘n bestelvorm van die tesourier aanvra en dit voltooi. Die tesorier sal dan n unieke bestelling uitryk vir die betrokke aankope

7.4 Indien die skool nie ‘n rekening by ‘n betrokke instansie het nie, kan ‘n tjek vir betaaldoeleindes aangevra word.

7.5 Instansies se bankbesonderhede kan ook aangevra word sodat rekeninge elektronies vereffen kan word. Dieselfde magtigingsprosedures geld.

7.6       Magtiging vir betalings wat meer as R15 000 beloop moet eers deur die FK goedgekeur word.

7.6.1 Alle Gemagtigde betalings kleiner as R5 000 moet tydens die maandelikse Finansiele vergadering voorgele word vir kennisname

7.7 Bestelvorms moet vóór betaling met die faktuur vergelyk word.

8. HANTERING VAN TJEKS

8.1 Alle uitgawes en aankope moet deur middel van ‘n tjek en / of elektroniese oorbetalings betaal word.

8.2 Die skoolhoof se handtekening moet op alle tjeks verskyn.8.3 Die beheerliggaam wys jaarliks benewens die skoolhoof twee persone as mede-tjekondertekenaars aan.

8.4 Die skoolhoof en nog een van die mede-ondertekenaars (m.a.w. minstens twee persone) moet alle tjeks teken.

8.5 Kontanttjeks mag slegs in hoogs uitsonderlike gevalle uitgeskryf word en slegs indien beide die skoolhoof en tesousier daartoe ingestem het. Kontantjeks moet vermy word.

8.6 Onderhewig aan 8.5 moet alle tjeks moet aan ‘n persoon of ‘n instansie uitgemaak word.

8.7 Tjeks moet gekruis en die toonder deurgehaal word.

8.8 Bekragtiging van uitgawes en die uitskryf van tjeks word op ‘n tjekaanvraagvorm geverifieer.

8.9 Vooruitgedateerde tjeks word nie toegelaat nie.

8.10 Alle elektroniese betalings moet deur die Tesorier gelaai word en die Skoolhoof of een ander gemagtigde (Onderhoof) moet die elektroniese magtiging doen

8.11 Geen elektroniese betaling mag deur een persoon gelaai en gemagtig word nie

9. REKENINGKUNDIGE STELSEL

9.1 Na gelang van die skool se behoeftes bepaal die beheerliggaam die rekeningkundige stelsel wat gebruik moet word. (Pastel)

9.2 ‘n Rugsteun moet elke week gemaak word.

10. DIE TESOURIER

Die tesourier:

10.1 pas die rekeningkundige stelsel wat deur die beheerliggaam voorgeskryf word, toe;

10.2 hou op ‘n weeklikse grondslag deeglik rekord van alle inkomste en uitgawes;

10.3 hanteer die debietorderstelsel;

10.4 behartig elektroniese oorplasings volgens die voorgeskrewe prosedure;

10.5 voorsien die skoolhoof en/of FK-voorsitter maandeliks van ‘n bygewerkte proefbalans;

10.6 hou rekord van aansoeke om vrystelling van skoolgeld, en lê ooreenkomstig besluite van die ouervergadering ‘n lys met name en aansoekbesonderhede aan die FK voor;

10.7 hou rekord van alle ouers wat aanmanings ontvang asook dié wat gedagvaar word;

10.8 koördineer die bateregisters;

10.9 berei tjeks voor en hou deeglik rekord van fakture en bewyse van uitgawes;

10.10 gaan na dat die totale uitgawes binne die begroting geskied;

10.11 stuur elke maand ‘n rekeningstaat aan elke ouer/voog wat nie per debietorder betaal nie;

10.12 stuur aan die einde van elke kwartaal ‘n staat aan ouers wat per debietorder betaal;

10.13 lê kwartaalliks ‘n lys van agterstallige skoolgeldbetalers aan die skoolhoof en FK-voorsitter voor;

10.14 berei dokumentasie vir die FK-vergaderings voor;

10.15 meld enige ongerymdhede en afwykings onmiddelik by die FK-voorsitter /beheerliggaamverteenwoordiger aan;

10.16 tree as FK-sekretaris op.

11. BATEREGISTER

11.1 FORMAAT

11.1.1 ‘n Bateregister moet van alle roerende en nie-roerende skooleiendom gehou word. Dis is ook elke departementshoof se vernatwoordelikheid om n baterigister van sy afdeling by te hou

11.1.2 Die bateregister moet oor die volgende afdelings beskik:

11.1.2.1 Meubels: klaskamers;

11.1.2.2 Kantoor: meubels en toerusting;

11.1.2.3 Mediasentrum;

11.1.2.4 Literatuur;

11.1.2.5 Apparatuur;

11.1.2.6 Programmatuur;

11.1.2.7 Rekenaarsentrum;

11.1.2.8 Sporttoerusting: ‘n afsonderlike register vir elke sportsoort;

11.1.2.9 Voertuie;

11.1.2.10 Tuingereedskap;

11.1.2.11 Handboeke;

11.1.2.12 Musiek: instrumente en ander toerusting;

11.1.3 Alle bateregisters moet kwartaalliks aan die FK-voorsitter beskikbaar gestel word.

11.1.4 Hy/sy kontroleer op ‘n steekproefgrondslag of nuwe aankope in die register opgeneem is

11.1.5 Elke begrotingsbestuurder is daarvoor verantwoordelik om die bateregister binne sy/haar onderskeie portefeulje by te werk.

11.2 AANWINSTE

11.2.1 Alle aankope van nie-verbruikbare voorraad moet behoorlik in die bateregister gedokumenteer word.

11.2.2 Die aankoop/-verkrygingsdatum, prys en/of enige waarborgtydperk moet vermeld word.

11.3 AFSKRYWINGS

11.3.1 Elke begrotingsbestuurder lê jaarliks vóór 30 September ‘n lys van artikels wat vir afskrywing aanbeveel word, aan die FK voor.

11.3.2 Aanbevelings oor hoe om met die afgeskryfde items te handel, moet gemaak word, byvoorbeeld item(s) is ondiensbaar, vernietig of verouderd; items moet aan ‘n buite-instansie geskenk word; items moet ná toestemming om te vervreem ingevolge artikel 58A van die Skolewet, per tender verkoop word, ens.

11.3.3 Vernietiging van items moet onder toesig van die betrokke komiteevoorsitter geskied, wat skriftelik moet sertifiseer dat die items vernietig is.

11.3.5 Die FK konsolideer die verskillende komitees of begrotingsbestuurders se versoeke vir afskrywings, en lê dit by die daaropvolgende beheerliggaamvergadering voor.

11.3.6 Nadat die beheerliggaam afskrywings goedgekeur het, ontvang die begrotingsbestuurders hulle onderskeie lyste terug. Die betrokke afskrywings word in rooi in die bateregister aangeteken en die oorspronklike lys geliasseer.

12. VOORRAADOPNAMES

12.1 Voorraadopnames moet jaarliks vóór 30 September afgehandel word.

12.2 Elke begrotingsbestuurder besluit self oor die datum en wyse waarop sodanige voorraadopname afgehandel moet word.

12.3 Die FK-voorsitter moet jaarliks vóór 30 September ‘n skriftelike verslag oor die voorraadopname ontvang.

12.4 Die FK-voorsitter doen by die daaropvolgende vergadering aan die beheerliggaam verslag.

13. SALARISSE

13.1 Salarisse word maandeliks voor of op die laaste dag van die maand elektronies oorbetaal, of soos ooreengekom met die betrokke werknemer

13.2 Volledige besonderhede van alle personeellede moet deurlopend bygewerk word.

13.3 Indien van toepassing, moet daar toegesien word dat LBS en werkloosheidsversekering maandeliks van alle salaristrekkers verhaal word.

13.4 Die volgende partye moet stiptelike betalings ontvang:

13.4.1 die Werkloosheidsversekeringsfonds;

13.4.2 belastingowerhede; en

13.4.3 die Vergoedingskommissaris.

13.5 ‘n Volledige maandelikse rekord moet van elkeen se inkomste/aftrekkings gehou word.

13.6 IRP5/IB3-sertifikate moet aan die einde van Mei aan alle personeel uitgereik word.

13.7 IRP5-vergelykings moet ook stiptelik ingedien word.
13.8 Geen lenings uit die skoolfonds sal aan enige persoon toegestaan word nie.

13.9 Geen voorskot op salaris mag aan enige personeel lid gemaak word nie

14.       SNYPUNTE & BEPERKINGS VIR KWOTASIES EN TENDERS

14.1  Verbruikbare goedere, dienste gelewer sowel as kapitaalgoedere, -verbeterings en – herstelwerk (Meubels, Toerusting, Voertuie, Terrein-verbeterings, ens.):

R 0 – R 999                      Minstens een mondeling kwotasie
R 1 000 – R 2 500           Minstens een skriftelike kwotasie
R 2 501 – R 10 000        Minstens twee skriftelike kwotasies
R 10 001 – R 30 000       Minstens drie skriftelike kwotasies
R 30 001 – R 75 000       Minstens drie verseëlde kwotasies
R 75 001 – en meer         Tenders

14.2  Bostaande snypunte is van toepassing op die totale bestellingswaarde en nie die lynitem detail en -waarde nie. Bogenoemde is onderhewig aan die kwotasie- en tenderprosedures soos volledig onderaan uiteen gesit.

14.3  Geen BL-lid, sy gesin, vennoot of enige regspersoon waarby hy betrokke is mag as verskaffer optree aan die skool van enige goedere of dienste, soos bedoel in par.14.1 en is dus derhalwe gediskwalifiseer om deel te neem aan enige kwotasie- of tenderproses.

14.4 Die beperking soos uiteengesit in par.14.3 sal nie van toepassing wees waar par. 14.1 nie toepassing vind, die BL-lid gratis of teen minder as kosprys dienste of goedere lewer en skenkings maak aan die skool nie.

15. KWOTASIES

15.1 Verseëlde kwotasies en tenders word deur middel van ‘n standaard-kwotasie-/ tenderdokument wat deur die verskaffer gebruik word ingewin. Hierdie dokument moet voorsiening maak vir spesifieke voorwaardes met betrekking tot onderhoud, installering, waarborge, instandhouding, ensovoorts. Alle verseëlde kwotasie/tenderdokumente word aan die Skoolhoof teruggestuur, waar dit geliasseer en in ‘n register aangeteken word.

15.2 Kwotasies moet soos nodig volgens die aankope snypunte ingewin word.

15.3 ʼn Verseëlde kwotasie, is ʼn skriftelike kwotasie ontvang in ʼn geseëlde koevert vanaf ʼn verskaffer. Die verseëlde kwotasie moet aan die Skoolhoof gestuur word en mag nie deur enige ander persoon oopgemaak word nie. Die Skoolhoof mag slegs die kwotasie tydens die BL vergadering oopmaak in teenwoordigheid van die BL lede. Die BL sal na evaluasie die geskikte kwotasie goedkeur.

15.4 Verseëlde kwotasies vir goedere en dienste moet sover moontlik verkry word vanaf verskaffers vanuit Odendaalsrus gemeenskap.

15.5 Dit staan die persoon wat die goedere of dienste benodig vry om kwotasies in te win, die Skool / BL is egter nie daaraan gebind nie en dit staan enige Beheerliggaamslid vry om verdere kwotasies in te win soos nodig.

15.6 Skriftelike kwotasies word ingewin hetsy deur enige Beheerliggaamslid self of deur ‘n personeellid op versoek van die BL of Skoolhoof.

15.7 Kwotasies moet ‘n gedetailleerde uiteensetting gee van die spesifieke werk, goedere of diens wat gedoen of gelewer gaan word. Die tipe materiaal, oppervlaktes en handelsname van goedere wat gebruik of gelewer gaan word.

15.8 Die BL sal in oorleg met die projekleier ( aangewese personeel- of BL-lid ) of persoon wat die goedere of dienste verlang besluit oor ‘n suksesvolle verskaffer. Indien daar ‘n dispuut ontstaan, sal die BL se besluit finaal en bindend wees.

16. TENDERS

16.1 Tenders kan per pos ontvang word, of afgelewer word by die skoolkantoor. Tenders moet onmiddellik aan die Skoolhoof / Tesourier oorhandig word vir veilige bewaring en in ‘n tenderregister aangeteken word.

16.2 Geen tender wat laat ingehandig word mag in aggeneem word in die tenderproses nie.

16.3 Wanneer tenders per pos ontvang word, moet die datum waarop die tender die bereik, in die register ingeskryf word en die tender moet onverwyld aan die Skoolhoof / Tesourier oorhandig word.

16.4 Die oopmaak van verseëlde koeverte en aantekening van tenders sal in die teenwoordigheid van die BL vergadering geskied.

16.5 Al die tenders wat vir ‘n bepaalde projek ontvang is, moet dan geëvalueer word op grond van die evaluasie kriteria wat deur die BL vir die projek / diens bepaal is. Die goedkoopste tender hoef nie noodwendig aanvaar te word nie.

16.6 Die BL se besluit is finaal en geen redes vir die afwysing van ‘n onsuksesvolle tenders hoef deurgegee te word aan onsuksesvolle verskaffers nie.

17. AFWYKING VAN KWOTASIE- & TENDER PROSEDURE

Die FK word gemagtig om met ‘n diensverskaffer te kontrakteer en af te wyk van die voorgeskrewe tenderprosedure indien:

17.1    Die lewering van die goedere / diens dringend is en vertraging tot lewens- of finansiële verlies sal aanleiding gee; en

17.2 die spoedige lewering van die goedere / diens noodsaaklik is.

17.3 Die verskaffer die enigste verskaffer van die spesifieke diens of goedere is.

Die voorsitter van die FK moet by die eerste daaropvolgende BL vergadering volledig verslag doen van die afwyking van die prosedure en die redes daarvoor.

18. BESTUUR VAN LEWERING

18.1    Na goedkeuring van die kwotasie of tender sal die skoolhoof tesame met die verantwoordelike projekbestuurder (aangewese personeellid of BL-lid) toesien tot die behoorlike uitvoering van die ooreenkoms deur die diensverskaffer.
18.2 Die skoolhoof moet te alle tye op hoogte gehou word aangaande die aanvang, vordering en afhandeling van die lewering van die betrokke diens of goedere.

19. KLEINKAS

19.1    Aansoeke vir kleinkasfondse moet skriftelik gerig word aan die finansiële amptenaar soos aangestel. Die maksimum kleinkasaanvraag word beperk tot R3 000.00 (Een Duisend Rand).

19.2    Oorskryding van die kleinkasbedrag soos voormeld mag slegs op toestemming van die FK toegestaan word.

19.3    ‘n Formele kleinkasaansoekvorm moet voltooi word waarin die personeellid / werknemer onderneem dat fondse in ooreenstemming met die beleid en prosedure aangewend sal word.

19.4    Oorhoofse kontrole en tekenmagtiging berus by tesourier. Hy en die verantwoordelike persoon moet albei teken op die kleinkasaanvullingsvorm.

19.5    Weens belastingimplikasies mag geen uitbetalings ten opsigte van vergoeding aan ‘n personeellid / werknemer uit die kleinkas gemaak word nie. Laasgemelde sal nie van toepassing wees op ‘n dagloner wat op ‘n dag tot dag grondslag deur die skool gekontrakteer word nie.

19.6    Kontant op hande moet periodiek deur die tesourier bevestig word om te verseker dat kleinkasfondse op hande wel korrek is (Voorskot – aankoopbewyse = kontant op hande).

19.7    Die kleinkasaanvullingsvorm moet deur die tesourier onderteken word as bewys dat die fisiese kontant op hande nagegaan is en dat dit ooreenstem met die bedrag volgens die rekonsiliasie.

19.8    ’n Tjekrekwisisievorm moet saam met die kleinkasaanvullingsvorm en die oorspronklike bewyse aan die tesourier gestuur word.

19.9    Oorspronklike, amptelike fakture of kwitansies wat aan beleidsvoorskrifte voldoen, moet as bewyse by kleinkasuitbetalings dien.

19.10  Kleinkasfondse moet apart van enige persoonlike rekeninge geadministreer word. Die doel van die kleinkas is juis om kontant geredelik beskikbaar te hê vir die aangaan van kleiner diverse transaksies    NIE MEER AS R1000.

19.11  Geen persoonlike voorskotte word uit die kleinkas toegestaan nie.

19.12  Persoonlike fondse mag onder geen omstandighede vir kleinkasaankope gebruik word nie.

19.14  Die finansiële amptenaar of enige ander persoon mag nie uit sy/haar eie sak die kleinkas aanvul nie.

19.15  Geen persoonlike uitgawes mag uit die kleinkasfondse betaal word nie.

20 BEHEERLIGGAAM PERSONEEL AANSTELLINGS

20.1 Die BL sal jaarliks, op kontrakbasis, sodanige persone aanstel in sodanige poste as wat in die uitsluitlike diskressie van die BL noodsaaklik is om te voorsien in die skool se behoefte in alle betrokke rigtings maar nie beperk tot die rigtings nie:

20.1.1 opvoeder

20.1.2 bemarking/ko-kurikulere bestuur

20.1.3 administratief

20.1.4 ondersteunings dienste

20.2 N Persoon deur die BH liggaam aangestel sal vergoed word ooreenkomstig met die minimum loon soos duer die department arbeid of die tarief van die ooreenkomstige beheer liggaam waaronder die betrokke pos reserteer asook in ooreenkoms met die betrokke persoon wat aangestel word.

20.3Geen werknemer van die BL sal enige dienste lewer of vegoeding ontvang alvorens daar nie n wetige en bindende dienskontrak deur al die betrokke partye onderteken is nie.

20.4DEELTYDSE WERKNEMERS

Die BL mag van tyd tot tyd op n  AD HOC wanneer en indien die behoefte ontstaan personeel werf vir deeltydse werk aanstel ,wat dan ook duidelik met n deeltydse dienskontrak wat deur alby partye onderteken word , bevestig word. Betaling van deeltydse personeel moet ook duidelik op skrif gestel word en moet deur die FK goedgekeur word.

20.5 OORTYD en OORTYD Betalings.
Daar sal geen oortyd betaling deur die BL toegestaan word aan enige persoon wat deur die BL aangestel is indien daar nie skriftelik teostemming verleen is aan so n betrokke persoon nie.
Daar sal dan ook deur die skoolhoof en of die FK toegesien word dat geen onnodige oortyd gewerk word deur enige personeel lid nie tensy goedkeuring verleen is nie.

20.6 Krediet

Geen Goedere of dienste deur die skool gelewer sal op krediet geskiet nie. Alle goedere of dienste sluit in,maar is nie beperk tot:

20.6.1 Skool klere

20.6.2 Bus rite

20.6.3 Toergelde

20.6.4 Koshuis verblyf

21 SKOOLFONDSE

21.1 Elke ouer of voog van enige ingeskrewe leerder is verplig en onderhewig aan die bepalings van die Suid Afrikaanse Skolewet , om die vasgestelde jaarlikse skoolgeld soos hersien deur die BL elke jaar te betaal.

21.2Elke ouer of voog sal vor of by aanvang van die skooljaar die geleentheid gegun word om skriftelik aan te toon op welke manier hul sou verkies om hul verpligting t.o.v skoolfonds n ate kom:

21.2.1 In tien maandelikse paaiemente gelykstaande aan 1 tiende van die jaarlikse skoolfooi

21.2.2 in vier kwartaallikse paaiemente gelykstaande aan een kwart van die jaarlikse skoolfooie

21.2.3 in een eekele bedrag gelykstaande aan die vasgestelde jaarlikse fooi

21.3 Indien geen skrftelike keuse uitgeoefen word nie sal daar aanvaar word dat dit die keuse van die verantwoordelike persoon is om n eenmalige betaling te maak gelykstaande aan die betrokke jaarlikse skoolfooie

21.4 Maandelikse paaiemente is betaalbaar voor of o die 7de Februarie van elke skooljaar en daarna voor of of die 7 de van elke daaropvolgende maand

21.5 Kwartaalikse paaiemente van die skoolfonds  is betaalbaar voor of op die 7 de van Februarie elke jaar en daarna voor of op die 7de skooldag van elke kwartaal.

21.6 Eenmalige betalings moet geskiet voor die laaste dag van die eerste kwartaal met die inagneming dat indien dit betaal sou word voor einde Februarie van elke skooljaar die ouer/voog van die betrokke leerder sal kwalifiseer vir n korting wat jaarliks deur die BL hersien sal word (10%)

21.7 Enige ouer/voog wat nie by n bepaalde betalings reling hou nie sal onmiddelik in kennis gestel word binne 7 dae vandat daar uitgevind word dat betaling agterstallig is en dit mag geeis word dat die volle betaling onmiddelik moet geskiet.

21.8 Enige ouer of voog wat wens om aansoek te doen vir vrystelling van skoolfonds of n gedeelte daarvan sal dit doen in ooreenstemming met die Suid-Afrikaanse skole wet en is verplig om dit te doen voor die einde Februarie van die betrokke skooljaar of binne een maand nadat die betrokke leerder by die skoolingeskryf is.

21.9 Werknemers van HNK wat kinders in die skool het kan skriftelik aansoek doen vir gratis onderig vir hul eerste kind op skool en vir n 50 % korting van skoolfonds op hul tweede kind op skool indien hul gelyktydig op skool sou wees by HNK

22 KOSHUIS EN LOSIES FOOIE

22.1 Geen Leerder sal toegelaatword om in te woon in die skool se koshuis tensy:

22.1.1 die ouer of voog van die betrokke leerder skriftelik aanspreeklikheid aanvaar vir die betaling van die losiesfooie vasgestel deur die beheerliggaam ;of

22.1.2 die BL ,by wyse van die toekenning van n beurs of andersins algehele of gedeeltelike vrystelling verleen het van die betaling van losiesfooie en , in laasgenoemde geval , die ouer/voog van die betrokke leerder skriftelik aanspreeklikheid aanvaar het vir die betaling van die belans van die losiesgelde Aldus betaalbaar.

22.1.3 Losiesfooie is kwartaalliks vooruit betaalbaar en wel eerstens voor of op die 7de Februarie van elke akedemiese jaar en daarna voor of op die 7 de skooldag van die opvolgende kwartale

22.1.4 In die geval waar losiesfooie vir die kwartaal agterstallig is sal die betrokke leerder nie toegelaat word om in die koshuis inwoning te geniet nie, alvorens:

22.1.4.1die agterstallige losiesfooie betaal is ,en

22.1.4.2 die losiesfooie vir die nuwe kwartaal vooruit betaal is nie

23 KOSHUIS AKKOMODASIE

23.1 Akkomodasie wat nie opgeneem word deur leerders van die skool of ander skole soos van tyd tot tyd deur die BL bepaal nie , sal as volg beskikbaar gestel word:

23.1.1 eerstens aan personeel van die skool of dan ander skole (bv.Newton) as wat nodig is om toesig dienste in die koshuis te verrig

23.1.1 tweedens aan ander personeel van die skool wat n behoefte het aan koshuisakkomodasie

23.1.2 derdens aan ander persone wat bereid is om van sodanige akkomodasie gebruik te maak ,onderhewig aan die reels en voorwaardes en tarief deur die BL en FK en Koshuiskomitee opgestel

23.2 Personeel lede wat toesig hou in die koshuis sal jaarliks op aansoek vir die doel aangestel word deur die BL sal geensins in ag kom vir n korting op hul koshuislosies huur  wat op ‘n jaarlikse basis deur die BL hersien sal word

23.3 Alle huur gelde sal deur die FK en BL op n jaarlikse basis vasgestel word

23.4 Die bestuur van die koshuis sal by magte wees om gedurende vakansies en /of gedurende naweke die koshuis beskikbaar te stel vir ad hoc akkomodasie en etes aan lede van die publiek so ver as wat prakties moontlik is.

23.5 Die koshuis bestuur sal op n maandelikse basis aan die FK verslag doen rakende alle buite verhurings met volledige inkomstes en uitgawes aangegaan vir sulke verhurings

23.6 Die bestuur van die koshuise sal in oorleg met die BL en FK die tariewe van die koshuis en losies bepaal op ‘n jaarlikse basis.

24 KOSTES VAN ALLE SKOOL TOERE

Die bestuur van skool toere sal vervat word in ‘n Toer Beleid nie teenstaande die volgende punte:

24.1 Alle Toere ondergaan deur enige leerder van die skool of toere gereel deur die skool sal geskied op koste van die lede van daardie toergroep en geen leerder sal toegelaat word om op toer te gaan alvorens alle gelde ten volle betaal is nie.

20.2 Dit sal die organiseerder van die betrokke toer se verantwoordelikheid wees om toe te sien dat alle gelde ten minste 7 dae voor die aanvang van die toer volledig inbetaal is by die finansiele kantoor.

20.3 Dit is ook die organiseerder se verantwoordelikheid om die Finansiele kantoor van ‘n lys te voorsien van alle toerlede

20.4 Die koste van alle toere moet minstens een maand voor die aanvang van die toer met die FK in oorleg met die skoolhoof as n voorlegging ingedien word. Die organiseerder sal ook die geleentheid gegun word om n voorleggong van die betrokke toer tydens die vergadering te doen sou hy/sy dit so verkies.

20.5 Alle Toere en toer verwante uitgawes moet deur die BL/FK goedgekeur word.

20.6 Geen toer gelde ontvangbaar mag in enige persoonlike bakrekening van enige van die organiseerders of onderwysers se persoonlike rekeninge inbetaal word nie

25 BORGSKAPPE / BORGE

Alle borgskappe, borge sowel as donateurs sal duidelik in n register aangeteken word waarin duidelik die volgende moet verskyn:

25.1.1 Naam van borg

25.1.2 aktiwiteite of sport of kultuur oefening wat geborg word

25.1.3 die finansiele aard en omvang van die borgskap

25.1.4 enige spesiale voorwaardes waraan voldoen moet voldoen moet word soos deur die borg of donateur vereis

25.2 Die voorgestelde register sal deur die finansiele kantoor in oorleg met al die betrokke departshoofde bygehou word en sal maandeliks tydens die FK vergadering nagegaan en onderteken word

25.3 Indien enige borgskap gepaart gaan met die betaling van n bedrag geld sal die fondse by die finansiele kantoor inbetaal word en daar duidelik melding daarvan gemaak word in die bogenoemde register

25.4 Geen persoon of instansie sal betaling van sodanige borgskap namens of ten behoewe van die skool ontvang nie.

25.5 Geen borgskap fondse vanaf n donateur of borg mag in enige fondsinsamelaar of onderwyser se persoonlike rekening inbetaal word met die oog dat dit later aan die skool oorbetaal sal word nie.

WYSIGINGS/ ADDENDUMS

Die Beheer Liggaam behou die reg om hierdie beleid of enige gedeeltes daarin van tyd tot tyd te hersien soos dit mag nodig wees om die skool se finansies op n gesonde rekenkundige manier aanvaarbaar deur die Suid Afrikaanse skole wet .

Geen aanpassings mag egter gedoen word sonder die meerderheids goedkeuring van die volledige heersende beheerliggaam nie.

Indien enige verandering aangebring moet word moet dit skriftelik met volledige motivering aan die FK gerig word wat dit dan weer moet voorle aan die BL tydens die eerste beskikbare SBL vergadering.

Dat sal allle belanghebbendes se verantwoordelikheid wees om enige afwykings van die finansiele beleid op skrif aan te meld by die beheer liggaam. Enige afwyking sal in n baie ernstige lig gesien word en indien enige persoon hom opsetlik skuldig maak daaraan sou so n persoon onderhewig wees aan die Suid Afrikaanse skole wet en enige tug stappe wat daarop mag volg.

Related Posts